Zásady ochrany osobních údajů

Vážení zákazníci a obchodní partneři,

dokument, který právě čtete, obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k vám co nejvíce transparentní, zejména ohledně toho, jak vaše osobní údaje zpracováváme.

Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, byly tyto Zásady připraveny v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).

Přestože s sebou Nařízení přináší některé nové povinnosti, zásady, které v oblasti ochrany osobních údajů dlouhodobě uplatňujeme, se zásadně nemění. Snažíme se vždy pracovat s přesnými a dle potřeby aktualizovanými daty, ukládáme je pouze po dobu nezbytně nutnou a nakládáme s nimi způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení. Vaše práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů jsou specificky vymezena v textu níže.

1. Komu souhlas udělujete?

Vaše osobní údaje předáváte společnosti (tj. správci osobních údajů) REALITNÍ KANCELÁŘ PUBEC s.r.o., se sídlem Šafaříkovy sady 2455/5, Východní předměstí, 30100 Plzeň, IČO 26331004, zapsané u Krajského soudu v Plzni, spisová značka C13762. (dále jen „RK Pubec“)

2. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?

Vaše osobní údaje zpracováváme k:

a)   zajištění uzavření a následnému plnění smluvního závazku mezi námi a vámi, k vedení s tím související komunikace mezi námi, jakož i za účelem plnění zákonných povinností, které z takového vztahu vyplývají např. účetní a daňové povinnosti, povinnosti vyplývající ze zákona o archivnictví;

b)   ochraně našich oprávněných zájmů, kterým je řádné plnění veškerých našich vzájemných smluvních závazků, které vůči sobě máme, včetně vymáhání pohledávek, prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy, oprávněným zájmem je dále přímý marketing, ochrana našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje. V zájmu zajištění co největší ochrany vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku 9 tohoto informačního memoranda;

c)   plnění právních povinností vyplývajících z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví a daňového práva a povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML zákon“).

d)   k zasílání nabídky našich realitních služeb, pokud nám k tomu udělíte svůj souhlas. Váš souhlas budeme k tomuto zpracování potřebovat v případě, že nejste našim klientem. Před tím, než nám váš souhlas udělíte, budeme vás informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz výše a) –
c), budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

3. Jak byly osobní údaje získány?

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů na webových stránkách, z údajů Vámi poskytnutých při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv (tj. zejména v souvislosti se zprostředkováním nákupu nebo prodeje nebo pronájmu či podnájmu nemovitých věcí), při osobním kontaktu (včetně údajů předaných při prohlídkách nemovitostí), telefonicky, písemně, e-mailem nebo jinými komunikačními prostředky (SMS zprávy, zprávy v aplikacích typu Skype). Jen pro úplnost uvádíme, že předpokládáme, že veškeré údaje, které nám sami poskytnete, jsou údaji pravdivými a aktuálními a že v případě, kdy dojde v tomto směru ke změně, budete nás o ní bez zbytečného prodlení informovat, abychom i my mohli zjednat nápravu.

Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního či živnostenského rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů, nebo například Katastru nemovitostí. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat však pouze pro uplatnění našich oprávněných zájmů nebo při plnění zákonných povinností.

Dále jsme mohli vaše osobní údaje získat od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů, a to v rozsahu a k účelu, k jakému je oprávněn je zpracovávat on.

4. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?

K zajištění vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

1. Základní identifikační údaje – jméno, příjmení, adresa bydliště, datum narození nebo rodné číslo a identifikační číslo;
   
   
2. Kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
   
   
3. Informace o využívání našich produktů a služeb – jedná se o údaje o tom, zda jste si od nás již v minulosti pronajali nebo koupili nemovitost, či využili jiných služeb, které naše společnost nabízí;
   
   
4. Informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů;
   
   
5. Fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách, číslo Vašeho bankovního účtu, daňové identifikační číslo.

5. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, na základě uděleného souhlasu subjektem údajů nebo pro ochranu oprávněných zájmů správce. Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

6. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům nebo orgánům činným v trestním řízení. Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní, advokátní kancelář, poskytovatele datových úložišť a softwarových aplikací.

7. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

8. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti, každopádně v případě zákonné lhůty pouze po dobu stanovenou přímo právním předpisem.

Osobní údaje jméno, příjmení, adresa, datum narození, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce, budou uchovávány maximálně po dobu 4 let od konce smluvního vztahu se správcem nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou.

Kontaktní osobní údaje, které zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu budeme zpracovávat po dobu 3 let, potom dochází k jejich přepsání novým záznamem.

Osobní údaje, které zpracováváme, abychom mohli dostát povinnostem uloženým nám zákonem, zpracováváme po dobu stanovenou přímo oním právním předpisem, který takovou povinnost ukládá.

Po uplynutí shora uvedených dob, budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

9. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

Děláme vše pro to, aby zpracování vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u nás uplatnit.

10. Jak můžete svá práva uplatnit?

Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu info@pubec.cz nebo zavoláním na telefonní číslo Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adresu.

Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům Vám poskytneme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.

Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů

Jste oprávněn/a od nás požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od nás požadovat informace zejména o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Informace vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v těchto zásadách, to vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

Právo na přístup k osobním údajům

Jste oprávněn/a od nás požadovat informaci, zda jsou vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu

Pokud došlo na vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Po uplynutí doby nezbytnosti smažeme vaše osobní údaje automaticky, můžete se však na nás se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

Právo na omezení zpracování

Zpracováváme vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že např. překračujeme výše stanovené účely, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, abychom poskytli vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Máte právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (včetně profilování).

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, můžete se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.